Page 61 - MTMD E-Dergi 08
P. 61
hukuk
masına başlarken ilk olarak ve her projenin başarısının anahtarıdır. lendirme sonucunda bazı veri işleme
zamanki gibi yönetimin desteğini faaliyetleri için ‘açık rıza’ alınması,
alınmalıdır. Bu, uyum çalışmasının Kişisel Veri Envanteri (“Envanter”) bazıları için süreçte değişiklikler
-proje de diyebiliriz- üst düzey bir hazırlığı diğer bir kritik uyum adı- yapılması, bazılarının da faaliyeti-
yönetici sponsorluğunda yapılması mıdır. Envanter, uyum projesi esna- ne son verilmesi sonuçları çıkabilir.
anlamına gelir. Hatta, konunun ge- sında ve daha sonra sürdürülmesi Uyum projesinin bir diğer kritik adı-
niş yani fonksiyonlar arası olması için yapılması ve yürütülmesi gere- mı da bu hukuki analiz sonucunda
münasebeti ile ilgili üst düzey yöne- ken çoğu işe girdi sağlar. Envanter, ortaya çıkan aksiyonların gerçekleş-
ticilerin bir araya geldiği bir komite veri sahibi, veri kategorisi ve işleme tirilmesidir. Ortaya çıkacak olan ak-
hem uyum çalışması esnasında hem amacı kategorileri bazında unique siyonlar önceden ön görülemezdir.
de uyumun sürdürülmesinde değer olmalı (veri işleme faaliyeti) ve diğer Dolayısı ile projeye başlandığında
katacaktır. gerekli kategoriler de belirlenerek bunlar ile ilgili bir hazırlık yapılması
formatı hazırlanmalıdır. Envanter mümkün değildir. Söz konusu ana-
Uyum çalışması bir proje yönetim oluşturulmadan önce, envanterin liz sonucunda belirlenen aksiyonlar
metodolojisi vasıtası ile yürütül- dolayısı ile daha sonra girdisi olaca- detaylı incelenerek, aralarındaki ilişki
medir. Aksi taktirde, gereksinimleri ğı iş ve süreçlerin kalitesi için, kurum ve bağımlılıklar tespit edilmeli ve
ve alt gereksinimleri, sayıca fazla genelindeki veri sahibi, veri katego- projeye dahil edilmelidirler.
paydaşı, tarafı, iletişimi, işler arasın- risi, işleme amacı, paylaşılan taraf ve
daki ilişkiyi ve bağımlılıkları, takvimi, saklama alanları gibi kategorilerin Kanun’un veri sahibi talep yönetimi,
bütçeyi ve riskleri yönetmek müm- parametreleri çıkarılmalı ve stan- denetim, KVKK Kurul iletişimi, veri
kün olmayacaktır. Dolayısı ile uyum dardize edilmelidir. Envanter hazır- güvenliği ve veri ihlali gereksinimleri
projesinin ikinci adımı olarak proje- lığının en etkin yöntemi iş birimleri için yeni süreçler tasarlanmalı, tüm
ye bir proje yöneticisi atanmalıdır. ile yapılan toplantılar ile süreç bazlı bu süreçler KVKK yönetişiminin bir
Uyum sonrasında, KVKK yönetişimi kişisel veri akışını çıkarmaktır. Bu parçası olarak görülmelidir. KVKK
için konuya adanmış bir rol gerekli- bilgilerin kurumun tümünden ortak Yönetişimi ve ilgili süreçler tasarla-
liği olacaktır. Proje yöneticisi olarak, bir dilde ve kısıtlı zamanda alınması nırken kurumun halihazırdaki me-
eğer mümkünse bu role aday kişinin sebebiyle KVKK uyum projelerinin kanizmaları (Denetim, Eğitim, Bilgi
atanması uyum ve sürdürülmesi ile en riskli adımlarından biridir envan- Güvenliği ve Olay Yönetimi, Kurum-
ilgili kalite ve verimliliği arttıracak- ter hazırlığı. Gerçekleştirilen uyum sal İletişim, Komiteler gibi) tutarlılık,
tır. Kurumun ölçeğine ve kültürüne çalışmaları incelendiğinde envanter etkinlik ve verimlilik için gözetilme-
göre geleneksel veya çevik proje yö- hazırlığının, projenin süresinde en lidir.
netim metotları belirlenebilir, hibrit belirleyici ve risklerin en çok gerçek-
bir uygulama da uygun olabilir. leştiği adım olduğu görülmektedir. Son olarak, kişisel verilerin korun-
Bu çalışmadaki riskleri yönetmek ve masının tıpkı bilgi güvenliği gibi risk
Uyum projesinin üçüncü adımı far- envanter kalitesini arttırmak için, ça- odaklı bir bakış açısı ile ele alınması
kındalığı oluşturmak olmalıdır. Daha lışma öncesi farkındalığın arttırılma- gerektiğini söylemeliyiz. Hangi kişi-
önceki yazımızda gerekçelerini de sı, envanter formatının belirlenmesi sel veri işleme risklerinin hangi sevi-
izah ettiğimiz üzere KVKK hayatımı- ve parametrelerinin standartlaştırıl- yede nasıl bertaraf edileceğini veya
za yeni kavramlar ve iş yapış şekilleri ması gerekir. Envanter formatı ha- hangi risklerin kabul edileceğini,
getirmiştir. Tüm kurumu etkileyen zırlanırken, kurumun sürekli değişen kurumun rekabet ve yenilik getirme
ve kurumun tümünün çalışmalara ve gelişen faaliyet ve fonksiyonlarını ihtiyaçlarını gözeterek belirlemek
bizzat dahil olduğu, ancak henüz yakalayabilecek, yani güncelliği sağ- stratejik bir karardır. Bu sebepledir
algılarda yer almamış kompleks bir lanabilecek bir yapı kurulmalıdır. ki, KVKK’ya uyum üst düzey yöne-
konunun başarıyla tamamlanması tim tarafından sahiplenilmeli ve bir
beklenemez. KVKK uyumu, kurum Envanterin hazırlanmasını mütea- kurum kültürü olarak kurumun en
kültürünün merkezde olduğu bir kip, her bir veri işleme faaliyeti için ufak birimlerine kadar yaygınlaştırıl-
değişim projesidir ve farkındalık bu hukuki analiz yapılmalıdır. Bu değer- malıdır.
E-DERGİ • SAYI 8 61
